Das passende Catering für Ihr Event – worauf es bei der Planung ankommt

Die kulinarische Verpflegung ist für viele Gäste einer der Gründe, wieso sie eine Veranstaltung überhaupt besuchen. Falls Sie also planen, ein Event zu organisieren, sollten Sie diesen Punkt nicht außer Acht lassen. Allerdings heißt das keineswegs, dass Sie den Gästen gleich ein Fünf-Gänge-Menü à la Michelin anbieten müssen. Es reichen weit kostengünstigere Optionen aus, um die Besucher zu begeistern.

Einige Dinge gibt es aber definitiv zu beachten. Schauen wir uns am besten direkt an, welche das sind.

Orientieren Sie sich an den Teilnehmern des Events

Nicht nur beim Catering, sondern bei der Organisation allgemein, sollten Sie sich primär an den Teilnehmern des Events orientieren. Nur wenn Sie wissen, wer die Gäste sind, können Sie ein auf Ihre Besucher zugeschnittenes Catering konzipieren. Wichtige Faktoren sind beispielsweise das Alter der Gäste, der ethnische Hintergrund, die Religion oder Überzeugungen wie Vegetarismus oder Veganismus.

Auch der Gesellschaftsstand spielt natürlich eine Rolle. Ein Event für Bauarbeiter ist nicht dasselbe wie eine Veranstaltung für Anwälte. Passen Sie das kulinarische Angebot also entsprechend an. Sich an den Teilnehmern zu orientieren, ist in unserer heutigen Zeit wichtiger als je zuvor.

Schließlich gibt es inzwischen zahlreiche Ernährungsrichtungen. Gegebenenfalls müssen Sie mit dem Catering einige davon abdecken.

Planen Sie auch das anschließende Aufräumen ein

Bei der Planung eines Events fokussieren sich viele nur auf das Programm an sich und vergessen dabei ganz, dass es noch andere wichtige Aspekte ist. Einer davon ist das anschließende Aufräumen. Wer ein großes Event organisiert, muss hinterher auch gründlich saubermachen.

Daran führt kein Weg vorbei. Prinzipiell können Sie dafür Helfer einstellen, was aber mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. In jedem Fall müssen Sie den Ofen reinigen, Müll beseitigen und Tische putzen. Sollten Sie gar gegrillt haben, kommt noch die Reinigung der Grills hinzu.

Bei größeren Events verwenden Sie dafür am besten Grillreiniger, um auch wirklich alle hartnäckigen Verschmutzungen zu entfernen.

Caterer oder Eigenorganisation?

Für das Catering können Sie entweder einen Caterer beauftragen oder selbst Hand anlegen. Allerdings sollte Ihnen dabei bewusst sein, dass eine Eigenorganisation relativ aufwendig ist. Bei einem guten Caterer zahlen Sie zudem oft gar nicht so viel mehr, als Sie ohnehin für die Speisen bezahlt hätten. Angesichts der Tatsache, dass Sie sich um weniger kümmern müssen, können sich diese Mehrkosten lohnen.

Kalkulieren Sie die anfallenden Kosten

Unabhängig davon ob Sie das Catering selber organisieren oder hierfür einen Caterer beauftragen – Sie sollten die anfallenden Kosten immer genau kalkulieren.

Die Kosten für die Verpflegung sind im Normalfall ohnehin nicht fest. Unter anderem bei alkoholischen Getränken, sofern Sie welche anbieten sollten, lassen sich die anfallenden Kosten zumindest bei einem Caterer schwer voraussagen. In jedem Fall sollten Sie alle wichtigen Berechnungen anstellen. Schließlich möchten Sie mit Sicherheit keine böse Überraschung erleben.

Und gerade durch die Verpflegung können die Kosten eines Events in die Höhe steigen. Kalkulieren Sie also ruhig großzügig. So wissen Sie zumindest, was auf Sie zukommen kann und Sie sind darauf vorbereitet.

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